Întoarcerea la birou – 5 idei pentru a îmbunătăți securitatea companiei

În contextul ridicării restricțiilor și întoarcerii la birou, securitatea în spațiul de muncă redevine un subiect de maximă importanță pentru orice companie, fie că vorbim de securitatea fizică, esențială în special pentru angajați și colaboratori sau de securitatea digitală a datelor. Sporirea siguranței prin a suplimenta numărul agenților de pază sau implementarea de politici noi nu este mereu suficientă.

Pentru a implementa cele mai bune practici de securitate, angajații trebuie să primească instructaj periodic și să aibă la dispoziție instrumente performante care să le ușureze munca. Tehnologia poate să reducă considerabil riscurile și să îmbunătățească securitatea la birou.

Mai jos trecem în revistă 5 modalității noi pe care le poți implementa pentru compania ta.

Securitatea companiei și de ce este atât de importantă

Conform raportului “Cost of a Data Breach Report 2021” realizat de către IBM, diferența de costuri în cazul atacurilor informatice, pierderilor de date sau altor evenimente similare este cu 80% mai mare pentru companiile care nu au implementat un sistem de securitate bazat de AI și automatizare. Astfel, în medie, un astfel de eveniment a costat companiile 6.71 milioane de dolari, comparativ cu 2.9 milioane de dolari pentru companiile cu o protecție superioară. Același studiu relevă faptul că în 2021 costurile totale datorate evenimentelor de securitate au crescut cu 10% față de anul 2020.

Pe lângă securitatea informatică, cea fizică a angajaților și a colaboratorilor este la fel de importantă. O cercetare a celor de la SHRM arată că aproape unul din șapte angajați nu se simte în siguranță la locul de muncă.

Cum poți îmbunătăți securitatea companiei?

1. Oferă training-uri angajaților despre securitate și complianceDezvoltă și oferă sesiune regulate de training angajaților. Utilizează intrumente de gestionare a spațiului de lucru conforme cu reglementările companiei. Ajută angajații să înțeleagă cât de importante sunt măsurile de compliance cu exemple concrete și prezintă-le care sunt procedurile atât pentru minimizarea riscurilor cât și pentru modul în care trebuie să reacționeze în cazul unui eveniment nedorit.

   Atunci când sunt schimbări de infrastructură, instrumente noi sau modificări ale procedurilor, organizează o nouă sesiune cu toți angajații pentru a îi informa de modificări. Faptul că aceștia sunt informați constant nu doar că îi va ajuta să se expună mai puțin riscurilor, dar îi va ajuta să se simtă mai în siguranță la locul de muncă.

2. Renunță la registrul/condica de vizitatori clasică (pix și hârtie)

   Registrul de vizitatori utilizat de majoritatea companiilor la repție este o adevărată vulnerabilitate pentru companie deoarece:

   •       Nu este conform cu normele GDPR în vigoare. Compania se expune unor potențiale sancțiuni;
   •       Datele pot fi ușor pierdute iar accesul la acestea este mai greu de restricționat;
   •       Nu sunt securizate și nu există un back-up în cazul pierderii lor.

    Un registru de vizitatori digital precum Visidot rezolvă toate aceste aspecte și reduce considerabil încărcarea personalului de la recepție.

3. Obține transparență a vizitatorilor în timp real   Faptul că nu știi în timp real câți vizitatori sunt în companie, care este motivul vizitei și persoana de contact sau persoana cu care aceștia se întâlnesc poate fi o vulnerabilitate a companiei. Un registru fizic de vizitatori te poate ajuta să descoperi aceste informații, dar presupune o verificare manuală și poate fi făcută doar la recepție. Cu o soluție de management al vizitatorilor precum Visidot poți verifica în orice moment și oriunde te-ai afla situația reală din companie. Mai mult, accesul la aceste informații poate fi restricționat pe niveluri diferite de access pentru a te asigura ca datele sunt în siguranță și minimizezi potențialele breșe.
4. Digitalizează procesul de semnare a acordurilor specifice companiei

   În funcție de scopul vizitei, e necesar ca vizitatorii să semneze diferite documente. De la acorduri GDPR sau de confidențialitate la termeni și condiții. Acest proces poate fi optimizat prin semnarea digitală a acestora. Semnăturile sunt stocate digital și securizate, astfel reduci efortul angajaților și te asiguri că acceptul vizitatorului nu va fi pierdut.

   Cu Visidot poți introduce toate acordurile ca și pas în procesul de înregistrare. Atunci când vizitatorul ajunge la recepție își poate da acordul digital de pe propriul smartphone sau de pe o tabletă instalată de către companie.

5. Redu riscurile unor acțiuni frauduloaseÎn multe cazuri vizitatorii sunt întrebați la recepție despre motivul vizitei și/sau persoana pe care o caută, însă această informație nu poate fi verificată decât dacă personalul contactează telefonic persoana de contact, lucru care nu se întamplă mereu. Visidot îți oferă oportunitatea de a automatiza întreg procesul.
   •       Vizitatorul ajunge la recepție;
   •       Acesta se înregistrează cu Visidot, selectează motivul vizitei și persoana de contact;
   •       Persoana de contact este notificată prin Email sau Slack că vizitatorul a ajuns la recepție pentru a fi preluat.

    

   Creșterea securității la locul de muncă va deveni cu atât mai importantă cu cât angajații vor reveni treptat la birouri. Chiar dacă multe companii vor continua să utilizeze un sistem hibrid de muncă, modul în care angajații se simt atunci când vor decide să lucreze de la birou va fi esențial.  O mai mare securitate și siguranță reduce stresul și oferă un sentiment de încredere în companie.

   Recomandările de mai sus pot fi implementate cu ușurință, iar o parte dintre acestea pot fi realizate cu ajutorul aplicației de management a vizitatorilor Visidot.

   Dacă vrei să descoperi toate beneficiile aplicației, completează formularul și te contactăm pentru un demo personalizat.