Ești interesat de un sistem digital de management al vizitatorilor dar nu știi exact cum să-l alegi? Ai vrea să găsești varianta potrivită pentru business-ul tău dar nu ai foarte mult timp de pierdut pentru căutări?
Atunci te afli în locul potrivit.
Vom analiza, în articolul de mai jos, factorii pe care trebuie să îi iei în considerare pentru a alege cel mai potrivit sistem digital de management al vizitatorilor.
Obiectivul
În primul rând, este extrem de important să stabilești ce îți dorești să facă sistemul. Te gândești ca focusul să fie pe vizitatori sau control acces sau ambele?
Tipul vizitatorilor
Ce tip de vizitatori îți trec cel mai des pragul? Ar fi util să întocmești o listă cu tipul de vizitatori și motivele de vizita cele mai frecvente: potențiali angajați, furnizori, potențiali clienți, curieri, vin la interviu, întâlnire de business etc. Astfel, vei putea verifica daca sistemele digitale pe care le iei în calcul îți oferă opțiunea de a adăuga tipurile ce se regăsesc pe lista ta.
Organizarea locațiilor
Compania ta are mai multe birouri la nivel local, național sau internațional? Fiecare birou are propria recepție? Îți dorești ca vizitatorii să se înregistreze per recepție sau per birou?
Unul dinre beneficiile majore pe care ți le oferă un sistem digital de management al vizitatorilor este posibilitatea de a gestiona mai multe locații dintr-o singură platformă. Astfel că, dacă compania ta are mai multe locații unul dintre criteriile eliminatorii în momentul alegerii soluției potrivite ar trebui să fie această flexibilitate.
Integrarea
Un alt aspect de care trebuie să ții cont este dacă ai nevoie ca soluția să se integreze și cu alte sisteme. De exemplu, poate ai nevoie de integrare cu Outlook, Slack sau sistemul de control acces pe care îl folosești deja pentru pontajul angajațiilor tăi.
Conformitatea cu GDPR
Dacă firma ta își desfășoară activitatea într-una din țările din UE sau lucrează cu date importate din UE probabil că știi deja cât este de important să te asiguri că respecți prevederile GDPR.
Și în cazul unui sistem digital de management al vizitatorilor conformitatea cu GDPR sau alte reglementări legale ar trebui să se afle pe lista punctele care nu sunt negociabile.
Securitatea
Securitatea datelor și a locației tale ar trebui să fie prioritatea numero 1.
Atunci când analizezi ce sistem ar fi potrivit pentru tine și afacerea ta, ține cont de tehnologiile pe care această soluție le folosește, modul în care asigură backup-urile și potențialele măsuri de securitate în eventualitatea unui atac cibernetic.
Sursa: Unsplash
Primele 6 puncte sunt must-have cum s-ar spune. E foarte important să fii atent la ele și să te asiguri că soluția pe care o analizezi bifează categoriile de mai sus.
De asemenea, ar fi util să te gândești și la întrebările de mai jos:
1.Ce fel de soluție îți dorești? Vrei o soluție care poate fi folosită pe tabletă/telefon sau să aibă și versiunea contactless?
2.Care sunt principalele funcționalități pe care vrei să le aibă ? Printre cele mai întâlnite sunt:
- Procesul de intrare/ieșire viziatori
- Rapoarte instante
- Notificări automate
- Date în timp real: număr vizitatori, număr notificări trimise etc
- Posibilitatea de gestionare mai multe locații și limbi
3.Ce tip de informații ai nevoie de la vizitatorii tăi?
4.Cât de ușor de folosit și intuitivă îți dorești să fie soluția?
5.Îți dorești să permită și personalizarea interfeței cu brandul companiei tale?
6.Ce fel de suport îți dorești? Zilnic, săptămânal, lunar?
7.Cum îți dorești să fie comunicarea? Să ai un reprezentant responsabil de compania ta, să fie prin email, prin platformă etc?
8.Ce tip de rapoarte ai nevoie? Ai nevoie de rapoarte instant, pe o anumită perioadă de timp, pe o categorie specifică?
Sistemul digital de management al vizitatorilor îți poate aduce extrem de multe beneficii dacă este ales corect.
Dacă vrei un astfel de sistem scrie-ne la getintouch@visidotapp.com
