Îți amintești începutul anului 2020? Îți făceai planurile pentru afacerea ta, îți doreai să investești în continuare în creșterea echipei și erai pregătit să dai drumul unei idei pe care ai ținut-o în sertarul minții tale în ultimii ani.
2 luni mai târziu COVID-19 a început să fie pe buzele tuturor și să creeze valuri și valuri de șoc economic și medical. Lumea s-a oprit. Prioritățile s-au schimbat. Business-urile s-au închis rând pe rând. Companiile au început să-și trimită angajații pentru a lucra de acasă. Vedeai cum se golesc treptat, treptat spațiile de birouri iar inbox-ul tău devenea din ce în ce mai plin cu mailuri care cereau renegocierea chiriei.
Probabil că te-ai simțit copleșit. Și tu, la rândul tău, ai angajați de care ești responsabil, dar, în același timp, trebuie să asiguri și continuitatea propriei afaceri.
Probabil că ai încercat să negociezi și să iei măsurile necesare pentru a transmite chiriașilor tăi sentimentul de siguranță și încredere în spațiul pe care îl oferi pentru a nu renunța.
Poate că o parte din ele au funcționat, o parte nu.
Ușor, ușor, lumea s-a redeschis și ai putut să iei o gură de aer când angajații au început să revină la birouri. Însă nu e la fel. Îi vezi constant preocupați de sănătatea lor, de igienă și se uită ciudat de fiecare dată când cineva nou intră în clădire. Pentru că acum normalitatea nu mai este așa cum o știam noi. Acum, în momentul în care te întâlnești cu un om ‘’te întâlnești’’, de fapt, cu toți oamenii cu care s-a întâlnit acel om.
Cum faci să te asiguri că vei controla cât mai bine aceste interacțiuni? Cum poți să oferi sentimentul acela de siguranță de care toată lumea are momentan nevoie și să nu-ți pierzi business-ul?
Pe lângă nenumăratele metode pe care suntem siguri că le-ai încercat, este una care te va ajuta să-ți protejezi chiriașii de interacțiuni care le-ar putea pune în pericol sănătatea.
O soluție digitală, automată, extrem de rapidă și care te va ajuta să ai acces în orice moment la informațiile de care ai nevoie pentru a menține securitatea și siguranța centrului tău de birouri.
Sursă: Unsplash
Cu ce mă ajută digitalizarea registrului de vizitatori?
Probabil că îți adresezi această întrebare și este absolut normal. Ai atât de multe lucruri pe cap că încă un sistem nu pare să fie cea mai bună idee.
Avem o veste bună pentru tine! E genul acela de soluție pe care o instalezi o dată și gata. Fără bătăi de cap până în momentul în care decizi că poate vrei altceva.
Hai să revenim la întrebarea ta: cum te ajută un sistem de gestionare vizitatori într-un business center. Să le luăm pe rând:
1. O metodă mai sigură de gestionare a vizitatorilor
COVID-19 este aici și dacă ne luăm după modul în care se mișcă lucrurile și situația financiară a României, lucrurile vor mai continua așa o bună perioadă de timp. Da, dar vaccinurile? Întradevăr, vaccinul este soluția, însă, realist vorbind, până să se producă cantitatea necesară să acopere 7 miliarde de locuitori va mai dura o vreme. Și chiar și după, pandemia are un efect psihologic intens care-i va determina pe oameni să rămână mereu suspicioși și cu garda sus.
Așadar vei avea nevoie de un sistem care să-ți permită să ai o evidență exactă cu persoanele care intră în clădire și starea lor medicală.
Un sistem de gestionare vizitatori îți va permite să stochezi într-un mod rapid și lipsit de interacțiune umană datele vizitatorilor tăi pentru a întocmi o bază de date necesară unei potențiale anchete epidemiologice. Vizitatorul vine, adaugă datele (nume, date de identificare, compania pe care o vizitează și persoana), își notează temperatura corporală și gata, este înregistrat în sistem.
Vei știi exact cine a fost, la ce oră și cu ce persoane a interacționat în acel interval pentru eventualitatea în care unul dintre vizitatorii tăi este depistat pozitiv și tu vei fi nevoit să anunți toate persoanele care au interacționat cu el în perioada respectivă.
În plus, acest produs digital va oferi chiriașilor tăi și o mai bună siguranță mentală, aceștia știind că tu ai o evidență exactă a tuturor persoanelor ce au intrat și ieșit din clădire.
2. O modalitate prin care poți menține siguranța chiriașilor tăi
Probabil că ai auzit și tu nenumărate cazuri în care persoane necunoscute intrau în clădire și ajungeau fie să devasteze locul, fie să intre în conflict cu unul din chiriașii tăi. De cele mai multe ori apare poliția și ți se cere un raport cu cei care au intrat în clădire în ziua respectivă pentru a-l repera pe suspect. Dar ce să vezi? Registrul fizic pe care vizitatorii se notează e plin de nume indescifrabile (știm cu toții că atâția oameni, atâtea stiluri de scris) iar o parte din ei au trecut toate informațiile, o parte nu, deci îți este aproape imposibil să oferi un raport concludent. Cel mai probabil vei rămâne cu daunele și chiriașii tăi se vor simți mai puțin în siguranță.
O soluție de gestionare a vizitatorilor îți permite, având acces la interfața de administrare, să vezi toate persoanele care au intrat și ieșit din clădirea ta, datele lor de identificare și persoanele/firmele cu care au interacționat.
În eventualitatea unei situații asemănătoare cu cea descrise mai sus, vei putea rezolva totul în câteva secunde: selectezi intervalul dorit și dai click pe opțiunea de descărcare Excel.
Voila!
Raportul tău este gata.
Nu mai trebuie să cauți prin toate foile A4 și caietul care adesea are și câteva urme de cafea.
Sursă: Unsplash
3. Ești în conformitate cu normele GDPR
Dacă laitmotivul anului 2020 este COVID-19, începutul anului 2019 a fost dominat de cuvântul GDPR. În cazul în care nu a ajuns încă la tine informația, poți citi mai multe despre GDPR aici. Pe scurt, colectarea datelor cu caracter personal a devenit o situație de interes European care atrage consecințe financiare serioase.
Conform unui articol publicat în Business Magazine, România se află pe locul 2 în Uniunea Europeană la capitolul amenzi GDPR.
De la la aplicarea GDPR (25 mai 2018) şi până în prezent, România a ajuns pe locul doi în UE la numărul total de amenzi aplicate (31 de amenzi în România, în valoare totală de aproximativ 517.000 de euro), pe locul I fiind Spania, cu 96 de amenzi, urmată apoi de Ungaria (cu 28 de amenzi), Germania (26 de amenzi), Bulgaria (20), potrivit datelor publicate pe platforma enforcementtracker.com
Ai intuit bine! Registrele fizice sunt o încălcare gravă a GDPR iar riscul unei amenzi de la Autoritatea Națională care se ocupă cu protecția datelor nu este de ignorat, amenzile atingând sume chiar și de câteva sute de mii de euro
4. Automatizează un proces care îți consumă mult timp
Știm că această criză a fost una medicală dar și economică, așa că probabil și tu ai fost nevoit să regândești alocarea timpului angajaților tăi astfel încât să optimizezi la maximum eficiența/performanța lor.
Un sistem de gestionare vizitatori te ajută să câștigi timp pentru angajații tăi astfel încât aceștia să se poată ocupa și de alte sarcini mai prioritare.
Cum anume face asta? Transformând un proces care până acum reprezenta interacțiune fizică, timp de supraveghere și notare într-unul automat.
Angajații care se ocupă de recepția vizitatorilor nu vor mai fi nevoiți să explice procesul, să noteze datele ș.a.m.d. Tot ce vor trebui să facă este să arate vizitatorilor tableta pe care se face înregistrarea.
5. Reduce șansele să se producă erori umane
Sunt multe situații în care intervine eroarea umană iar colectarea datelor nu face excepție. De multe ori, atunci când vorbim de un format fizic, oamenii se grăbesc, nu sunt atenți la ceea ce scriu și nu verifică. Printr-un sistem digital șansele ca acest lucru să se întâmple sunt reduse drastic întrucât aplicația afișează notificarea de eroare, permite utilizatorului să șteargă/editeze datele introduse iar, la final, să verifice informația. Astfel că, poți spune la revedere hieroglifelor din registrele fizice și a cifrelor inversate în numerele de telefon sau adresele de mail.
CONCLUZIE
O soluție de gestionare vizitatori este mai mult decât un simplu registru. Această soluție te ajută să ai mai mult control asupra ceea ce se întâmplă în clădirea ta și să oferi o experiență diferită celor care îți trec pragul.
Dacă te-am făcut curios/ă și vrei să încerci o astfel de soluție, scrie-mi la getintouch@visidotapp.com și vom descoperi împreună cum te poate ajuta Visidot.
