Dacă ești managerul unei companii sau lucrezi în departamentele administrative probabil că știi deja termenul de condică de prezență numit adesea și foaie de pontaj, registru ș.a.m.d

În articolul de astăzi vom aborda următoarele subiecte:

• Ce este condica de prezență?
• Este obligatorie?
• Ce conține condica tradițională pix și foaie?
• Ce conține o condică digitală?
• Avantaje și dezavantaje între condica fizică și cea digitală
• Cum să alegi condica digitală potrivită
• Cum poate fi folosită o condică digitală?
• Ce trebuie să faci pentru a începe să folosești o condică digitală?

Ce este condica de prezență?

Condica de prezență este un document în care destinatarul (fie că vorbim de angajat sau vizitator) notează un set de informații precum: nume, serie și număr de buletin, compania de la care vine, ora intrării, ora ieșirii ș.a.m.d

Angajatorul trebuie să țină acest document atât pentru controalele ITM cât și pentru o mai bună evidență a persoanelor din birou.

Este condica de prezență obligatorie?

Angajatorii au obligația de a menține o condică de prezență atât a angajaților cât și a persoanelor care vin în vizită. Forma acesteia, hârtie sau digitală, nu a fost reglementată, însă odată cu normele impuse de GDPR, este necesar ca forma aleasă să îndeplinească condițiile privind protecția datele cu caracter personal.

Ce conține condica tradțională pix și foaie?

Condica tradițională are câteva secțiuni incluse precum:

• Nume și prenume 
• Data intrare
• Data ieșire 
• Oră intrare
• Oră ieșire
• Semnătură

Ce conține o condică digitală?

Condica digitală poate fi modificată astfel încât să conțină câmpurile de care afacerea ta are nevoie pentru a respecta normele în vigoare.

Solutiile digitale ofera vizitatorilor posibilitatea de a alege motivul vizitei, își pot nota numele precum: nume, prenume, compania de la care vin și selecta persoana pe care o vizitează. Persoana care așteaptă vizita va primi notificare. 

Avantaje și dezavantaje pentru folosire condică tradițională versus digitală 

Condică digitală

Cum să alegi condica digitală potrivită?

Înainte de a decide care condică ți se potrivește poți urma câțiva pași sau să îți clarifici un set de întrebări, precum:

• Care este media de vizitatori pe care o ai pe zi, respectiv pe lună?
• În câte locații ai avea nevoie de soluție?
• Ce nivele de acces ai nevoie? Exemplu: un admin care să aibă acces la toate informațiile, un recepționist care vede doar o parte din date
• Ce nivel de securitate ai nevoie?

Cum poate fi folosită o condică digitală?

Condica digitală este un instrument extrem de versatil ce poate fi folosit pentru stocarea datelor cu caracter personal.

Aceasta poate fi folosită pentru:

• Înregistrarea datelor vizitatorilor
• Colectarea, în sistem pontaj, a datelor angajaților 
• Prelucrarea consimțământului
• Semnare NDA-uri sau alte documente legale

Ce trebuie să faci pentru a începe să folosești o condică digitală?

Dacă îți dorești să începi să folosești o condică digitală poți vedea funcționalitățile Visidot. Tot ceea ce trebuie să faci este să intri pe visidotapp.com, să îți faci cont și timp de 30 de zile ai acces gratuit.